Правовое регулирование электронной подписи (ЭП) осуществляется Федеральным законом «Об электронной подписи» 63-ФЗ.
ЭП подтверждает личность подписавшего, шифрует и фиксирует данные при передаче, защищает их от изменений после заверения. Используется на web-страницах при онлайн-оплате, входах в ЛК различных ресурсов и для подписания документов. Имеет различную степень защиты и юридическую силу, отчего делится на простую и усиленную.
В статье рассмотрим, что такое квалифицированная электронная подпись (КЭП), её виды, способы применения и как её сделать.
Что такое усиленная ЭП
Усиленная ЭП имеет криптографическую защиту. Обладает средствами, которые обеспечивают аутентификацию, шифрование, конфиденциальность и целостность файлов. В зависимости от того, какой уровень безопасности могут предоставить такие средства, подпись бывает квалифицированная (КЭП) и неквалифицированная (НЭП).
Квалифицированная
Квалифицированную электронную подпись выдают только в удостоверяющих центрах, которые получили аккредитацию Минцифры, УЦ ФНС и доверенные лица налогового органа. Служащим бюджетных учреждений выдают ЭП в Федеральном казначействе, а сотрудникам кредитных организаций — в Банке России. Её используют для электронного документооборота с коммерческими организациями и государственными органами.
Сертификат подписи содержит сведения о владельце. Соответствует стандартам ГОСТ, а алгоритм защиты сертифицирован ФСБ. Документ, заверенный КЭП, имеет юридическую значимость и равноценен бумажному.
Неквалифицированная
НЭП могут выдавать как аккредитованные, так и неаккредитованные удостоверяющие центры. Строгие требования к сертификатам ЭП не предъявляются. Не подходит для сдачи государственной отчётности. Данная подпись имеет юридическую силу только для внутреннего документооборота. Чтобы правомерно обмениваться документами с партнёрами, требуется заключать дополнительное соглашение.
Где применяется квалифицированная электронная подпись (КЭП)
КЭП необходима юрлицам, индивидуальным предпринимателям и физлицам. Данный вид подписи используется для электронных торгов и работы на госпорталах, сдачи отчётности и в системах маркировки, при ЭДО с работниками и партнёрами.
Важно! Некоторые государственные органы России предъявляют особые требования к КЭП. Для работы с определённой информационной системой ведомства может понадобиться специальный тариф. Тариф можно подобрать в каталоге.Ниже рассмотрим, для каких задач можно использовать квалифицированную электронную подпись.
Закупки и торги
- регистрация на электронной торговой площадке (ЭТП);
- обмен документами с заказчиками, поставщиками и операторами ЭТП.
Госуслуги
- регистрация индивидуального предпринимателя и юридического лица;
- добавление филиалов и изменение регистрационных данных фирмы;
- получение патента;
- запрос официальной статистики.
Налоговая служба — сайт nalog.ru
- ответы на требования;
- отправка документов;
- проверка налоговых расчётов;
- уточнение о недоимках, переплатах, штрафах;
- регистрация индивидуального предпринимателя и юридического лица;
- смена системы налогообложения;
- регистрация онлайн‑кассы;
- оформление налогового вычета.
Росреестр
- регистрация прав и сделок с недвижимостью;
- подача заявления на кадастровый учёт;
- подписание и отправка межевых и технических планов;
- получение сведений из госреестра кадастровых инженеров, ГКН и ЕГРП.
Таможня — сайт customs.gov.ru
Подписание и отправка:
- транзитных деклараций;
- разрешительных и сопроводительных документов;
- документации о временном размещении и хранении товаров.
Система маркировки «Честный знак»
- регистрация в ГИС МТ «Честный знак»;
- предоставление отчётов о поставке, приёмке и продаже маркированных товаров. К ним относят:
- обувь;
- лекарства;
- парфюмерию;
- меха;
- фотоаппараты;
- автомобильные шины;
- текстиль
- молоко;
- пиво;
- бутилированную питьевую воду;
- велосипеды.
ФГИС «Меркурий»
- регистрация на ФГИС «Меркурий»;
- запросы, составление, аннулирование и погашение ветеринарных сопроводительных документов для продукции животного происхождения.
ГАС «Правосудие» и система «Мой Арбитр»
- подписание электронных судебных обращений: исковых заявлений, ходатайств, жалоб и пр.;
- подписание электронных документов по обеспечительным мерам, сканов судебных обращений в рамках уголовного судопроизводства.
Росаккредитация
- регистрация в системе Росаккредитации;
- подача заявлений на получение аккредитации;
- регистрация декларации соответствия или прекращение её действия.
ЕГАИС «Алкоголь»
- регистрация в ЕГАИС «Алкоголь»;
- передача сведений о товародвижении алкогольных и спиртосодержащих товаров, а также лекарств.
ЕГАИС «Лес»
- регистрация в системе ЕГАИС «Лес»;
- передача сведений о товародвижении древесины.
Главгосэкспертиза — сайт gge.ru
- отправка проектов, результатов изысканий, текстов заключения экспертиз и финальных экспертных одобрений проектных документов;
- подача заявок на проведение госэкспертизы проектных документов;
- заверение пояснительных записок, схем и смет;
- внесение информации в ФГИС ЦС и ГИС ЕГРЗ.
Отчётность
С помощью КЭП осуществляется отправка отчётности в следующие государственные органы:
- ФНС — налоговые декларации, справки 3‑НДФЛ, расчёты по страховым взносам, НДС;
- ПФР — формы СЗВ‑М, СЗВ‑СТАЖ, ДСВ‑3 и СЗВ‑ТД;
- ФСС — 4‑ФСС и реестр для начисления пособий;
Для Росалкогольрегулирования и Росфинмониторинга электронная отчётность обязательна, бумажные версии документов ведомства не принимают. Росстат, Росприроднадзор и МВД таких требований не предъявляют, однако передавать электронные документы, подписанные КЭП, не запрещено.
Обмен электронными документами с сотрудниками и контрагентами
- для сотрудников — утверждение электронных кадровых документов;
- для контрагентов — работа с первичными учётными документами.
КЭП физлица
С помощью квалифицированной электронной подписи физлицо может зарегистрировать себя в качестве индивидуального предпринимателя или ООО. Данные действия выполняют через портал Госуслуги или сайт nalog.ru. Преимущество заключается в том, что подача и получение документов осуществляется удалённо. Пользователь не привязан к конкретному местоположению.
Также КЭП физлица используют:
- самозанятые — удалённо заверяют документы и подписывают контракты;
- врачи — оформляют больничные листы в ИС ФСС и работают в ЕГИСЗ;
- юристы — подписывают документы, делают запросы, подают иски через систему «Мой арбитр» и ГАС «Правосудие»;
- кадастровые инженеры — получают данные из ЕГРН, подают заявления, узнают информацию о недвижимости.
С КЭП физлица сотрудники могут подписывать файлы или сдавать отчётность от имени компании только с доверенностью. Копию документа предоставляют в бумажном или отсканированном виде. Только после этого госорганы работают с такой подписью, а документы будут иметь юридическую значимость.
КЭП организации или ИП
С данной подписью сотрудники компании могут вести деятельность от лица директора или учредителя:
- подписывать электронные документы;
- работать в системах маркировки;
- отправлять отчётность в государственные органы;
- вести электронный документооборот с контрагентами и штатными работниками организации.
Согласно законодательству использовать такую подпись можно до 1 января 2023 года.
Минцифры планирует перенести этот срок на 31 августа 2023 года. После этой даты сотрудникам компании понадобится получать личную КЭП физлица. А чтобы вести деятельность от имени ИП или юрлица, будет необходима машиночитаемая доверенность (МЧД).Как сделать усиленную КЭП
Физлицо может получить усиленную КЭП в любом аккредитованном удостоверяющем центре. В нём же выдают подпись на сотрудника организации. Подпись ИП или руководителя Юрлица получают только в УЦ налоговой службы или доверенной организации.