Какой электронной подписью подписывать ЭТрН

С 1 января 2022 года предприниматели и организации могут отказаться от перевозочных документов на бумаге и оформлять их в электронном виде. В число электронных перевозочных документов входит электронная транспортная накладная (ЭТрН). Рассказываем, что из себя представляет ЭТрН, кто обязан применять электронную транспортную накладную, как происходит работа с этим документом, а также в чём плюсы применения ЭТрН.

Что такое ЭТрН

Транспортная накладная — это документ, который предназначен для оформления перевозки грузов. С помощью транспортной накладной подтверждаются заключение договора на транспортные услуги, а также расходы на услуги логистических организаций. Её электронная версия выполняет те же самые функции, что и бумажная.

Основные разделы ЭТрН содержат следующие сведения:

• об участниках перевозки, условиях договора, грузе и водителе, а также о сопроводительных документах (от грузоотправителя);
• о приёме груза и его сдаче грузополучателю (от перевозчика);
• о приёме груза, его характеристиках, а также обстоятельствах приёмки (от грузополучателя).

В случае каких-либо изменений, например, стоимости перевозки или пункта назначения, в электронной транспортной накладной формируются дополнительные разделы.

Помимо транспортной накладной, в число электронных перевозочных документов с утверждёнными формами сейчас входят заказ-наряд и сопроводительная ведомость. Другие ЭПД, например, электронная товарно-транспортная накладная, ещё не имеют утверждённых форм. Однако правительство планирует перевести в «цифру» всю перевозочную документацию, поэтому товарно-транспортная накладная в электронном виде и прочие ЭПД со временем получат утверждённые формы.

Подготовка нормативной базы для применения ЭТрН и других электронных перевозочных документов осуществляется в рамках внедрения государственной инфосистемы ЭПД. Значит ли это, что при оформлении грузоперевозок должна быть обязательная электронная транспортная накладная? Пока что нет. Решение о применении транспортных накладных в электронном виде принимается сторонами договора самостоятельно. Планируется, что электронная версия документа станет обязательной лишь к 2023 году.

Как используется электронная транспортная накладная

Применение ЭТрН в качестве первичного перевозочного документа происходит в следующем порядке:

1. Отправитель груза формирует электронную транспортную накладную в своей инфосистеме, подписывает её с помощью электронной подписи, затем передаёт перевозчику и получателю груза через оператора ЭДО.
2. После приёма груза водитель подписывает ЭТрН со своего мобильного устройства.
3. Получатель груза подтверждает приёмку, подписывает накладную электронной подписью.
4. Водитель подтверждает передачу груза в приложении на мобильном устройстве.
5. Компания-перевозчик заверяет подписанную ЭТрН.

Какая электронная подпись нужная для подписания ЭТрН

Порядок взаимодействия участников перевозки регламентируется Правилами перевозки грузов автомобильным транспортом, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от 21 декабря 2020 года № 2200. Согласно п. 28 Правил перевозки, договор о доставке груза считается действительным после погрузки груза и подписании транспортной накладной со сведениями о передаче и приёме груза.

Транспортная накладная в электронном виде подписывается с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). Об этом сказано в пп. 28 п.1 ст. 2 Федерального закона от 8 октября 2007 года № 259-ФЗ (с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 1 марта 2022 года), а также в п. 2 Приложения № 1 к Приказу ФНС России от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@.

Однако такое требование касается не всех лиц, участвующих в грузоперевозке. Согласно п. 110 Правил перевозки, для подписания ЭТрН водитель может использовать простую либо усиленную неквалифицированную электронную подпись. Простая ЭП может использоваться водителем в рамках государственной инфосистемы ЕСИА.

Если файлы обмена при подписании ЭТрН содержат сведения раздела 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)», то по соглашению сторон, помимо КЭП, может быть использован другой вид электронной подписи. Такая возможность предусмотрена в п. 2 Приложения № 1 к Приказу ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. В этом случае при приёмке груза представитель грузополучателя должен подписать файлы обмена своей квалифицированной ЭП. В пп. 2 п. 1 ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ оговорено, что действовать он должен на основании машиночитаемой доверенности.

Что нужно, чтобы работать с электронными транспортными накладными

Для оформления и подписания ЭТрН необходимо:

1. Оформить квалифицированные ЭП для работников, ответственных за отгрузку и приёмку.
2. Заключить договор с оператором ЭДО и подключиться к его системе (СЭДО). Операторы ЭДО, которые могут передавать электронные транспортные накладные в инфосистему ЭПД, включены в специальный реестр, сформированный Минтрансом РФ.
3. Заключить соглашение об ЭДО между отправителем груза, перевозчиком и грузополучателем. Такое же соглашение нужно между организацией, выступающей в качестве перевозчика, и водителем.
4. Убедиться в том, что для обработки электронных перевозочных документов у сотрудников есть необходимое оборудование и ПО.

Преимущества работы с ЭТрН

Разберёмся, чем же удобна электронная транспортная накладная. Электронный документооборот в целом имеет немало преимуществ, поэтому у работы с ЭТрН есть очевидные плюсы:

1. Для оформления документа не нужна бумага.

Одна накладная в бумажном виде может занимать до 150 листов, а для сделки нужно три экземпляра. Таким образом, переход на электронные транспортные накладные позволяет сэкономить.

2. Ускоряется процесс взаиморасчётов.

При использовании ЭТрН водителю не нужно возить бумаги для оформления в бухгалтерию и передавать документы заказчику.

3. Доставку можно контролировать в режиме онлайн.

Средства ЭДО позволяют всем участникам перевозки увидеть статус документа. Как только груз будет доставлен, а накладная подписана, грузоотправитель сразу об этом узнает.

4. Транспортные накладные в электронном виде удобно хранить. Не нужно выделять помещение для хранения документов, а в электронном архиве найти нужную накладную можно моментально. Кроме того, можно организовать одновременный доступ к документам.