Подписывать электронные документы от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя может доверенное лицо. Им может быть ответственный работник компании, бухгалтер или нанятый для этих целей сотрудник сторонней фирмы, предоставляющей данные услуги. В сертификате электронной подписи (ЭП или ЭЦП) такое лицо указано в качестве второго владельца. Работать с такой ЭП можно до 31 декабря 2022 года. Далее работникам организаций и ИП необходимо использовать машиночитаемую доверенность и ЭЦП.
В статье расскажем, как меняется схема работы с электронной подписью после внедрения нового формата документа.
Что такое машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность даёт право сотруднику вести деятельность от имени организации. Её создают в электронной форме и подписывают электронной подписью руководителя юрлица или ИП. Документ имеет особый формат для автоматического распознавания в информационной системе. Требования к МЧД содержатся в приказах Минкомсвязи № 857 и № 858 от 18.08.2021.
Без электронной подписи использовать машиночитаемую доверенность нельзя. Вести ЭДО и сдавать отчётность можно с помощью МЧД с ЭЦП физлица.
Для чего используют МЧД
В совокупности МЧД и ЭЦП наделяет физическое лицо полномочиями для обмена электронными документами от имени компании. С помощью нИХ работник может:
- сдавать отчётность в государственные органы — налоговая, фонд соцстрахования, Росстат;
- работать на госпорталах — ЕГАИС, «Честный ЗНАК»;
- участвовать в электронных торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ;
- вести электронный документооборот с контрагентами.
Как начать работать по новым правилам
Переход на новую схему работы состоит из двух шагов:
- выпуск отдельного сертификата квалифицированной электронной подписи (КЭП) для доверенного физического лица;
- создание машиночитаемой доверенности для этого работника.
С помощью КЭП физического лица сотрудник будет заверять электронные документы. При их отправке необходимо прикладывать машиночитаемую доверенность.
Как работать с машиночитаемой доверенностью
Рассмотрим, с какого момента и при каких случаях требуется применять машиночитаемую доверенность.
Сроки перехода на машиночитаемую доверенность
Федеральный закон № 476-ФЗ от 27.12.2019 внёс поправки в 63-ФЗ «Закон об электронной подписи». Согласно нововведениям, доверенные лица ИП и юрлиц обязаны использовать машиночитаемую доверенность с 1 января 2023 года. При этом подписывать электронные документы требуется личной КЭП физического лица. По старым правилам работать разрешено до 31 декабря 2022 года в рамках переходного периода.
Работать с машиночитаемой доверенностью можно уже сегодня. Государственные сервисы ФНС и ФСС принимают отчётность с приложением МЧД. Руководители компаний и их сотрудники могут обучаться и сдавать документы в тестовом режиме сейчас для бесперебойной работы в будущем.
Как подписать машиночитаемую доверенность ЭЦП
Машиночитаемая доверенность создаётся согласно утверждённому формату. В документе указываются полномочия, которыми наделяется доверенное лицо. Генеральный директор или индивидуальный предприниматель подписывает МЧД своей квалифицированной электронной подписью. Далее доверенность сохраняется в информационной системе.
Как хранить доверенности
Правила хранения МЧД регулирует ПП №223 от 21.02.2022. Машиночитаемую доверенность хранят в следующих информационных системах:
- аккредитованный удостоверяющий центр;
- оператор электронного документооборота;
- удостоверяющий центр налоговой, Казначейства и Банка России;
- собственная или государственная ИС.
После загрузки МЧД фиксируется дата и время поступления документа в ИС. Создаётся подтверждение о получении, которое подписывается КЭП. Подтверждение отправляется доверителю, доверенность в архив, а сведения из машиночитаемой доверенности в общую базу МЧД.
Как применять МЧД в работе
Если машиночитаемая доверенность хранится в собственной информационной системе, её прикрепляют к пакету документов. Если в сторонней ИС — указывают её реквизиты и отправляют контрагентам или в госорганы. Получатель вводит реквизиты в общей базе МЧД и проверяет полномочия подписанта и срок их действия.
Как отменить доверенность
Машиночитаемую доверенность отзывают раньше окончания срока действия, если:
- обязанности переданы другому сотруднику;
- уполномоченный работник уволен или переведён на другую должность.
В данном случае директор организации или предприниматель составляют заявление на отзыв. Его отправляют в ту информационную систему, в которой хранится МЧД. У каждой ИС своя форма заявления.
Заявление на отзыв подписывают КЭП юрлица или ИП. Выдают такую подпись только в удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц. Необходимо составить пакет документов и явится лично в отделение ведомства. Клиенты обслуживаются в порядке живой очереди по графику филиала.